La norma UNI ISO 20121:2013 stabilisce i requisiti specifici per l’organizzazione di eventi che vogliono minimizzare i loro impatti sull’ambiente e sulle comunità e che rendano più forti le relazioni con gli stakeholders: autorità locali, fornitori, clienti, lavoratori e, naturalmente, con i partecipanti ed i fruitori dell’evento. Si tratta di una norma gestionale che necessita di un'analisi iniziale di significatività prendendo in considerazione non solo la dimensione ambientale, come la UNI EN ISO 14001, ma anche quella sociale ed economica dell'evento.
I requisiti portanti della norma sono:
- Politica del Sistema di Gestione
- Analisi del contesto di riferimento: comprensione delle questioni rilevanti, conoscenza delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate, scopo del sistema, principi di riferimento, ...
- Impegno della direzione e leadership: responsabilità, ruoli, ...
- Pianificazione del servizio, obiettivi, target
- Risorse, competenze, comunicazione, documentazione
- Attività e Controllo operativo
- Valutazione delle performance (compresi Audit interni)
- Miglioramento
Non è l’evento in sé stesso che si può dichiarare conforme alla norma, bensì il sistema di gestione.
Di conseguenza, lo scopo di certificazione deve chiarire se il sistema dell’organizzazione è applicabile ad un evento o ad una tipologia ripetitiva di eventi.
Le periodicità e modalità di verifica cambiano in base al tipo di organizzazione che viene certificata.
